Inbox Zero

Inleiding

Welkom bij een nieuwe episode van Productief.eu!

Mijn naam is Maarten De Block, ik ben productiviteit trainer bij Productief.eu, CTO bij Heftig en zaakvoerder bij EntityOne.

Het onderwerp van vandaag is "Inbox Zero: Hoe zorg je dat jouw Inbox leeg is en blijft!"

E-mail is een fantastische tool. Het heeft onze communicatie gerevolutioneerd. Binnen enkele seconden kunnen we wereldwijd of zelfs naar het International Space Station en algauw misschien naar Mars mailen. Maar vaak is het nu teveel van het goede geworden.

Laat ons beginnen met onze relatie met e-mail onder de loep te nemen. We kijken er vaak op een verkeerde manier naar. We voelen ons schuldig als er onverwerkte e-mails zijn, we voelen ons ongemakkelijk als we even geen e-mail kunnen ontvangen en we laten ons heel de dag door storen door nieuwe berichten.

Zo heeft e-mail meer controle over ons dan wij controle hebben over e-mail.

Een mail is nochtans per definitie niet dringend. Het is namelijk wat we noemen asynchrone communicatie. Asynchroon betekent dat je niet zit te wachten op het antwoord van de ander. Dit in tegenstelling met synchrone communicatie zoals een gesprek, telefonisch of face to face. Daarbij wacht je telkens op een reactie.

Toch behandelen we het vaak als heel dringende communicatie.

Ik geef vandaag 10 tips mee om beter om te gaan met jouw e-mail inbox.

Start met het uitschakelen van notificaties bij het ontvangen van e-mails. Al jouw apparaten en e-mail software hebben de mogelijkheid om notificaties uit te schakelen. Er is echt geen goede reden om bij iedere binnenkomende mail gestoord te worden.

De meeste programma’s hebben ook de mogelijkheid om niet automatisch te controleren op nieuwe e-mail. Zo kom je door het aantal ongelezen e-mails niet in de verleiding om je mailbox te openen.

Ik hoor het sommigen onder jullie denken “Ja, maar mijn baas verwacht …” of “Ja, maar mijn klanten verwachten ...” . Misschien heb je het hen gewoon gemaakt van wel heel snel overal op te antwoorden? Zouden ze zoveel ontevredener zijn als je bijvoorbeeld 2 keer per dag jouw e-mails leest en beantwoordt?

Doe de test. Ik garandeer dat er weinig tot geen opmerkingen komen. Komen er toch opmerkingen. Leg uit wat je aan het doen bent. “Ja baas, het klopt dat ik nu maar 2 keer per dag mijn e-mails bekijk. Ik doe het om meer werk op een gedaan te krijgen.” Welke baas kan daar nu iets op tegen hebben?

Als het trouwens echt dringend is. Als er iets in brand staat, zullen ze jou wel opbellen of op een andere manier contacteren.

Dus, begin met de e-mail notificaties uit te te zetten op al jouw apparaten en zet ook automatisch ophalen uit indien mogelijk.

Mijn advies is om nog 2 keer per dag e-mails te bekijken en te verwerken. De eerste keer rond de middag en zeker niet voor 11.00 uur.

Velen onder ons hebben de slechte gewoonte om de werkdag te starten met hun mailbox te bekijken. Op die manier zijn we slaaf van onze e-mails. We kiezen zelf niet waar we de dag mee starten, maar laten het dicteren.

Nochtans is de ochtend het moment waarop je het best probleemoplossend kan denken en de moeilijkste taken kan verwerken.

De tweede keer voor het afsluiten van de werkdag. Als je in een klassieke ‘nine to five’ werkt is dat rond 16.00 uur. Dat is een goed moment om de volgende werkdag te plannen. De binnengekomen e-mails kunnen helpen om jouw prioriteiten van de volgende dag te bepalen.

Je kan voorstellen dat dit afkicken is. Heb je moeite om die gewoonte te doorbreken? Probeer het in stukjes. Leg jezelf 1 voormiddag in de week op om geen e-mail open te doen. Is het niet gelukt? Probeer de week erna opnieuw met 1 voormiddag. Is het wel gelukt? Probeer er de week erna 2 voormiddagen van te maken.

Door op slechts 2 momenten alles te verwerken, kom je automatisch ook op nog een ander heel belangrijk voordeel. Je kan de mails in massa verwerken. Dat is veel efficiënter dan mails 1 per 1 doorheen de dag te behandelen.

Maak hierbij gebruik van toetsenbord sneltoetsen. Wist je dat je in Gmail naar de vorige en volgende mail kan gaan door op J of K te tikken? Een mail forwarden kan door op F te tikken en antwoorden door op R te tikken. Een mail verzenden kan met CTRL+ ENTER. Het enige wat je moet doen, is in de instellingen sneltoetsen activeren.

Ook Outlook zit vol van de sneltoetsen. Voor vorige en volgende e-mail gebruik je pijltjes omhoog en omlaag, antwoorden kan met R en forwarden met S. Verzenden doe je met ALT+S.

Google even de naam van jouw favoriete e-mail programma’s en het woord sneltoetsen. Je zal een hele lijst vinden.

Het kost eventjes tijd om gewoon te worden, maar je zal algauw niet meer zonder willen werken.

Ok, het is 11.00 uur. Tijd om je inbox te verwerken. Je opent je e-mailprogramma en scant vlug even als er e-mails zijn die opvallen en neemt deze even voor.

Dan selecteer je de oudste mail in je inbox, met de sneltoetsen in het achterhoofd ga je 1 voor 1 door je e-mails.

Bij iedere e-mail pas deze 3 stappen toe:

1. Zit hier actie in voor mij? Indien niet, archiveer onmiddellijk. Met archiveren is het uit het zicht verdwenen. Je ziet de mail niet meer, maar kan er nog steeds op zoeken.
2. Indien er wel actie in zit voor mij en ik kan deze actie doen in minder 2 minuten, doe het dan onmiddellijk. Het kost meer tijd om later op deze mail terug te komen dan het nu onmiddellijk uit te voeren.
3. Organiseer in actie items. Optimaal doe je dat in een todo manager of takenlijst. Er zijn honderden todo managers die integreren met populaire mailclients. Mijn favoriete is Todoist, maar je hebt ook Microsoft Todo, Google Tasks, Nozbe en nog vele anderen. Heb je nog geen todo manager, markeer de mails dan bijvoorbeeld met een sterretje op een vlaggetje. Zo weet je dat enkel deze nog moeten verwerkt worden.

Een tip voor de durvers. Krijg je een heel lange mail - je weet wel van die ene collega - antwoord erop dat je het niet gelezen hebt en dat als er actie verwacht wordt je graag een samenvatting ontvangt.

E-mail management artikels en cursussen gaan vaak over het organiseren van e-mails in mappen en labels.

Deze tips komen uit een tijd waarin de zoekfuncties nog helemaal niet ver stonden. Nu kan je gemakkelijk en snel door heel je e-mail archief zoeken.

Bekijk zeker de geavanceerde zoekfuncties. Zo kan je zoeken op alle e-mails in een bepaalde periode. E-mails met of zonder bijlage. E-mails van een bepaald persoon of e-mails van een bepaalde organisatie. Als je bijvoorbeeld zoekt op from: productief.eu, dan ga je alle e-mails vinden die door eender wie bij Productief.eu verzonden zijn.

Het is dus veel efficiënter om te zoeken op e-mails op het moment dat je ze nodig hebt, dan alle e-mails te organiseren waarvan je de meeste nooit meer nodig zal hebben.

Hoe jouw mails opgesteld zijn, bepaalt ook hoe erop zal gereageerd worden.

1. Gebruik altijd een kort en duidelijk onderwerp. E-mails zonder onderwerp zijn moeilijker te vinden. Je krijgt minder de vraag om een e-mail opnieuw te sturen.
2. Zorg dat de inhoud van de e-mail bondig is. Een goede vuistregel is 5 zinnen of minder. Op deze manier wordt jouw mail sneller gelezen en verwerkt. Dat scheelt jou heel wat opvolgwerk.
3. Wees concreet, zeker als het over datums gaat. Mail bijvoorbeeld niet: “Hallo Cindy, kunnen we eens afspreken?” Maar mail: “Hallo Cindy, kunnen we eens afspreken? Ik ben volgende dinsdag om 14 uur nog vrij. Stuur je me een alternatief als dat niet meer zou passen voor jou?” Zo vermijd je overbodige heen en weer mails.
4. Haal in de mail maar 1 onderwerp aan. Als je meerdere onderwerpen aanhaalt, dan is de kans groot dat er maar 1 zal beantwoord worden.

E-mail is uitgevonden in 1971. Dat is 18 jaar voor de uitvinding van het wereldwijde web en was bedoeld om informatie uit te wisselen tussen een handvol universiteiten en instellingen.

Het was onmogelijk te voorspellen hoe cruciaal e-mail ging worden en zeker al niet de omvang die het ondertussen aangenomen heeft. Dit brengt ook onvoorziene problemen met zich mee.

Denk hierbij aan bijvoorbeeld het SPAM probleem. In 2008 was 92% van alle verzonden e-mail SPAM. In 2019 is het percentage gedaald naar 28%, vooral dankzij betere filtertechnieken.

Een ander probleem is de overvloed van informatie en vragen die we dagelijks krijgen. We kunnen het goed beheren, maar enkel met moderne tools.

Wat zijn dan die moderne tools?

De gekendste zijn Office 365 en Gmail. Beide kunnen gebruikt worden voor persoonlijke adressen, bijvoorbeeld @outlook.com of @gmail.com of bedrijfsdomeinen. @productief.eu is bijvoorbeeld een Google Suite domein.

Wat maken deze moderne tools mogelijk?

1. Ze voorkomen veel SPAM en waarschuwen voor verdachte berichten. Ik hoop dat er niemand van jullie al slachtoffer geworden is van internetfraude, maar voorkomen is beter dan genezen.
2. Je kan veel gaan automatiseren in regels en filters. Bepaalde e-mails kan je automatisch in een map of label plaatsen, archiveren of als gelezen markeren.

• Zelf gebruik ik heel veel regels. Gert vroeg me enkele voorbeelden te geven. Ik gebruik al sinds 2007 Gmail en heb in die tijd 379 filters gemaakt. De meeste zijn ondertussen niet meer relevant, maar ik filter bijvoorbeeld alle reclame naar een aparte map. Deze hebben niet onmiddellijk mijn aandacht nodig.
• Daarnaast forward ik heel veel e-mails automatisch. Veel e-mails die voor mijn administratieve medewerkster bedoeld zijn, komen bij mij toe. Deze vragen niet langer mijn aandacht en gaan gewoon door naar haar.
• Mijn e-mailadres heeft ook verschillende aliassen. Bijvoorbeeld maarten@productief.eu, maarten@heftig.eu, info@maartendeblock.be, en nog enkele andere. De filters zorgen voor een label en een kleurtje. Zo valt het direct op in welke categorie ze vallen.
• Het kunnen ook specifieke dingen zijn. Zo had ik een eindje geleden enorm last van SPAM in het Russisch die door de Gmail filters kwam. Ik heb geen enkel Russisch contact, dus heb ik een filter gemaakt met enkele veel voorkomende Russische karakters. Deze mails worden onmiddellijk gedelete!

3. Er is goede integratie met heel wat andere tools zoals task managers. Het is efficiënter de taken uit e-mails niet in je mailbox te houden, maar te verzamelen op één plaats samen met al je andere todo’s.
4. Nog een heel handige feature is templates of canned responses. Als je vaak gelijkaardige mails moet sturen, bijvoorbeeld terugkerende vragen, wekelijkse rapporten, enz.; dan kan je jouw antwoord opslaan en later hergebruiken.
5. Deze diensten bieden ook heel veel opslagruimte. Ik kreeg van Angelique de vraag: “Hoe bewaar je e-mails?” Bij voorkeur laat je ze gewoon staan bij Office 365 of Gmail. Door te archiveren blijven de mails gewoon beschikbaar als je ernaar zoekt. Als alternatief kan je iedere mailbox downloaden met POP3 of IMAP en zelf een backup nemen. Deze zijn dan wel niet meer gemakkelijk doorzoekbaar.

Naast Office 365 en Gmail is er recent ook een nieuwkomer, namelijk hey.com. Het is gemaakt door hetzelfde team als Basecamp. Dominique stelde me de vraag als ik hier ervaring mee heb. Het is nog heel nieuw, maar ik deel graag mijn bevindingen.

Momenteel kan je hey.com enkel nog maar krijgen voor privé adressen. Eigen domeinnamen zijn nog niet beschikbaar.

Het kost 99 dollar per jaar, maar is voor de rest helemaal reclamevrij en ze beloven ook de inhoud van je e-mails niet te scannen.

Wat maakt het nu anders? Eerst en vooral is er wat ze de ‘Screener’ noemen. Als iemand jou voor de eerste keer mailt, moet je ze toestemming geven om in je ‘Imbox’ te komen. Hey.com noemt het een ‘Imbox’ met een m i.p.v. een n. Het staat voor important of belangrijk. Enkel belangrijke e-mail komt hier terecht.

De rest wordt automatisch ingedeeld:

• Nieuwsbrieven en dergelijke komen terecht in wat ze een ‘Feed’ noemen. Je kan erdoor scrollen zonder de individuele mails open te doen. Het ziet eruit als een blog.
• Alle e-mails over aankopen van producten, tickets, enz. komen terecht in de ‘Paper trail’

Hey.com heeft nog heel wat nieuwe features en is zeker de moeite om eens uit te testen.

In tip 6 hadden we het over het instellen van regels om binnenkomende e-mails te filteren en organiseren. Maar je kan een stuk verder geen, een heel stuk verder.

Je kan een heel stuk van jouw workflow automatiseren met tools als zapier.com.

Enkele voorbeelden:

• Je kan bijlagen van bepaalde e-mails, bijvoorbeeld wekelijkse verslagen, automatisch bewaren in One Drive, Google Drive of Dropbox.
• De gegevens van potentiële klanten die een contactformulier invullen op jouw website kunnen automatisch toegevoegd worden in de software die je gebruikt om de verkoop op te volgen. Veel interessanter dan alles kopiëren en plakken vanuit je mails.
• Je kan automatisch een e-mail versturen als er een nieuwe rij toegevoegd is aan een Excel of Google Sheet bestand.
• En nog veel meer! Bekijk zapier.com voor inspiratie.

Nog een stuk verder gaan, kan je doen door een stuk software te programmeren of te laten programmeren. Productief.eu biedt dit samen met EntityOne.be als dienst aan.

Tip 8a: Voorbeelden van e-mail automatisatie

Ik heb persoonlijk bijvoorbeeld de volgende automatisaties:

1. Terugkerende facturen die per e-mail toekomen, van bijvoorbeeld Telenet en Proximus, worden automatisch in Google Drive geplaatst. Het bedrag wordt vergeleken met het verwachte bedrag. Indien er geen afwijking is, wordt de factuur automatisch gestuurd naar het boekhoudpakket waar mijn boekhouder de factuur verder kan verwerken.
2. Ik ben een Gmail en Todoist gebruiker. Als ik een e-mail een sterretje geef, dan wordt het automatisch een taak in mijn Todoist inbox.
3. Wanneer de batterij van mijn sporthorloge bijna leeg is, krijg ik een mail. Die mail wordt automatisch omgezet naar een taak in Todoist om 18:00 in het project “Gezondheid”. De mail zelf wordt gearchiveerd en trekt dus nooit mijn aandacht.
4. Alle facturen die ik scan met de Google Drive app en in een bepaalde map plaats, worden 1 keer per dag automatisch naar de boekhouder gemaild. Ik ga nooit meer met papier naar de boekhouder!

Ook bij EntityOne hebben we voor onszelf en onze klanten heel wat automatisaties gemaakt die het leven heel wat gemakkelijker maakt. In toekomstige episodes zal ik hier nog verder op ingaan, maar je mag steeds contact opnemen als je hier interesse in hebt.

Florian stelde me de vraag: ”Wat doe ik met een gedeelde/gezamenlijke mailbox (bvb. de mailbox planning@website.be of info@website.be)?”

Afhankelijk van wat je nodig hebt, is er vaak gespecialiseerde software om hiermee om te gaan. Bijvoorbeeld voor technische ondersteuning is er software als Zendesk, Teamleader of Jira om op te volgen.

Hier ga ik er even vanuit dat er geen extra software gebruikt wordt. We werken met z’n allen dus vanuit dezelfde mailbox.

Hier zijn 2 dingen belangrijk:

1. Duidelijk afspraken
2. Automatisch organiseren

Wat werkt in mijn ervaring het beste:

1. Zet nooit een mail op gelezen zonder ze toe te wijzen aan iemand.
2. Toewijzen doe je door een label toe te kennen of het in een map te plaatsen met de naam van die persoon.
3. Het mag nooit aan meer dan 1 persoon toegewezen zijn.
4. Labels of kleuren moeten de status van een mail duidelijk weergeven.
5. Alle beantwoorde mails moeten naar het archief, enkel niet beantwoorde mails blijven zichtbaar in de inbox.

Als je deze regels volgt, dan kan je gemakkelijk overnemen wanneer een collega afwezig is. Je ziet wat er aan hem of haar toegewezen was en als er al op geantwoord werd of niet.

We voelen ons soms wat teveel thuis in onze mailbox. Hier komt heel wat informatie toe en we zijn dan ook geneigd om hier alle informatie bij te houden.

Voor sommige informatie is het echter niet de juiste plek. Denk bijvoorbeeld aan referentiemateriaal voor een project. Het kunnen offertes of bestellingen zijn. Vereisten van de klant, achtergrondinformatie, contactgegevens, enz. Deze informatie wordt beter gegroepeerd in een gedeelde map. Zo moet je niet in een overvloed van informatie zoeken.

Een tweede soort informatie die niet in de mailbox thuishoort zijn wachtwoorden. Ik kreeg de vraag van Karolien hoe je hier het beste mee omgaat, want heel vaak krijg je deze inloggegevens wel per e-mail.

Mijn advies: maak gebruik van een password manager zoals Last Pass. Je kan er op een veilige en centrale manier al jouw inloggegevens bijhouden en synchroniseren over verschillende apparaten.

Gebruik je liever geen password manager en wil je het toch in je mailbox houden? Gebruik dan een aparte map of label. Let wel op, als er iemand - een collega bijvoorbeeld - toegang heeft tot jouw mailbox; dan kunnen alle wachtwoorden gewoon gelezen en gekopieerd worden.

Een derde soort informatie die je beter niet vanuit je mailbox beheert zijn taken. Hier maak ik graag de brug naar de Getting Things Done trainingen die ik geef. E-mail is maar 1 bron van taken. Je hebt ook telefoon, chat, gesprekken en je eigen creatieve brein die heel de dag door voor nieuwe taken zorgen. Het is beter deze op 1 plaats te centraliseren en van daaruit te beheren.

Wil je meer weten over Getting Things Done? Op de website Productief.eu kan je een gratis samenvatting vinden.

Een laatste heel korte tip. Hoe meer e-mail je verstuurt, hoe meer e-mail je terug krijgt. Stel daarom de vraag: Is e-mail het juiste medium voor dit bericht?

Sommige communicatie kan beter via een kort telefoongesprek of chatbericht. Voor berichten aan collega’s is een chatbericht via tools als Slack of Teams misschien beter.

Herhaling van de 11 tips

1. Zet notificaties en automatisch ontvangen uit.
2. Verwerk in grote hoeveelheid. Beperk, indien mogelijk het openen van je mailbox tot maximaal 2 keer per dag.
3. Maak gebruik van sneltoetsen. Binnen de kortste keren ga je je afvragen hoe je het vroeger zonder deed.
4. Triage: zit hier actie in voor mij? Kan het in minder dan 2 minuten? Doe het onmiddellijk. Anders plan je het in.
5. Stop met organiseren, start met zoeken. De zoekfuncties zijn heel krachtig. Verspil geen tijd met mails te organiseren die je nooit meer nodig zal hebben. Leer beter zoeken.
6. Optimaliseer de inhoud van je eigen e-mails. Je zal minder mails terugkrijgen en dus ook niet verder moeten verwerken.
7. Maak gebruik van moderne e-mailboxen. E-mail bestaat als sinds 1971. De wereld is een andere plek geworden. Gebruik moderne tools voor moderne problemen.
8. Automatisatie voor gevorderden. Maak gebruik van tools als Zapier of laat iemand software voor je maken die jouw leven gemakkelijker maakt.
9. Als je gedeelde mailboxen hebt, maak goede afspraken en maak goed gebruik van mappen en labels.
10. Gebruik je mailbox voor mails en niets anders. Het is niet omdat het per mail toegekomen is, dat het ook een mail moet blijven.
11. Stel de vraag, is e-mail het juiste medium voor dit bericht?