Productief thuiswerken

Inleiding

Welkom bij een nieuwe episode van Productief.eu!

Mijn naam is Maarten De Block, ik ben productiviteit trainer bij Productief.eu, CTO bij Heftig en zaakvoerder bij EntityOne.

Het onderwerp van vandaag is "Productief thuiswerken".

Deze episode wordt opgenomen voor een live publiek. Vragen kan je stellen in de chat. Aan het einde beantwoord ik zoveel mogelijk vragen. Beluister je een opname, mail je vragen naar maarten@productief.eu.

Door veranderende technologie, meer en meer files, en meer focus op een gezonde balans gezin en carrière, zit thuiswerk al heel lang in de lift. De COVID-19 pandemie heeft voor een ongeziene versnelling gezorgd.

Ik twijfelde eerst om deze episode te maken, omdat het er eerst naar uitzag dat het om een heel tijdelijke situatie ging. Enkele maanden thuiswerken en dan terug naar de situatie zoals voorheen, maar zowel werkgevers als werknemers zijn het ondertussen gewoon geworden.

Ik merk dit ook bij EntityOne waar ik zaakvoerder ben. Iedereen heeft altijd al zoveel mogen thuiswerken als ze zelf willen, maar het werd amper gedaan. Een dag hier en daar en meestal om praktische redenen, zoals een tandartsafspraak of de levering van een groot pakket.

Na enkele maanden thuiswerken zijn mijn medewerkers het gewoon geworden en net iets meer dan de helft heeft aangegeven dat ze in de toekomst willen blijven thuiswerken.

Ik hoor het ook van andere bedrijven en de vele LinkedIn polls. Thuiswerk is niet langer de uitzondering.

Daarom wil ik mijn ervaringen en best practices met jullie delen.

Tip 1: Start met de juiste mindset

Eerst en vooral, thuiswerken is werken. Vergeet het idyllisch beeld van in de zetel of op het terras met de laptop op de schoot een een cocktail naast je. Dat is de Hollywoodversie van thuiswerken en heeft niets te maken met de echte wereld.

Als je met zo’n beeld in je hoofd aan thuiswerken begint, dan schep je de verkeerde verwachtingen voor jezelf.

In de juiste mindset komen, heeft ook veel te maken met de juiste associaties maken. Wil je relaxen of productief zijn? In de zetel ga je niet zitten om productief te zijn. Je hersenen maken daar geen associatie met productiviteit.

Jouw omgeving aanpassen aan productiviteit is dus heel belangrijk. Kies een plaats in het huis waar je enkel zit om te werken. Dat moet geen hele kamer zijn, maar 1 bepaalde stoel waarin je enkel zit om te werken is voldoende.

Gebruik, indien mogelijk niet dezelfde computer voor ontspanning en voor werk. Als dat niet mogelijk is, maak 2 accounts op je computer. Eentje voor ontspanning en eentje voor werk.

Ook de juiste kleren aandoen, helpen je om in die mindset te komen. Het klinkt misschien leuk om in je pyjama te werken, maar het helpt je niet.

Tip 2: Win het vertrouwen

Waarom was voor de COVID-19 pandemie thuiswerk voor heel veel bedrijven onbespreekbaar? Een gebrek aan vertrouwen. Zorgen van het management dat thuiswerkers niets nuttig zouden doen.

De beste manier om vertrouwen te winnen, is goede afspraken te maken en die ook na te komen. Spreek de uren af waartussen je bereikbaar bent en zorg dat je dan ook bereikbaar bent. Als je net aan het thuiswerken bent en je neemt je telefoon eenmaal niet op, zorgt dat onmiddellijk voor een beschadiging van het vertrouwen. Idem met het traag reageren op berichten.

Natuurlijk is het niet productief om continu open te staan voor afleiding, maar in het begin van thuiswerken is vertrouwen winnen belangrijker dan op je productiefst te zijn.

Overtref met je werk de verwachtingen in de cruciale eerste dagen en weken. Vaak zal er met meer wantrouwen naar je werk gekeken worden om een diepgewortelde verwachting rond thuiswerk te bevestigen, om dan te kunnen zeggen “Zie je wel, ik heb het altijd al geweten.” Geef hen de kans niet om dit over jouw werk te zeggen. En geen paniek, je hoeft dit geen maanden vol te houden, juist lang genoeg om dat vertrouwen te winnen.

Als je aan het thuiswerken bent zien de collega’s je niet werken. Ze zien niet waar je mee bezig bent. Ze zien je niet bellen. Ze zien je niet typen. Het enigste dat ze zien van je is het resultaat. Maak dit resultaat veel zichtbaarder dan voorheen. Deel het in de bedrijfschat. Vraag feedback aan meer mensen. Praat erover net voor en net na online meetings.

Mail meer wat je gedaan hebt, wat goed ging en niet goed ging naar je leidinggevende. Niemand verwacht dat altijd alles goed gaat. Dat is op kantoor ook niet het geval. Deel waar je mee bezig bent en wat het resultaat is.

We zijn dat niet gewoon en het voelt al snel als op de borst kloppen. Maar als je collega’s weten waar je mee bezig bent, schep je vertrouwen.

Tip 3: Investeer in rituelen

Een ritueel is een beladen woord, maar eigenlijk is het niet meer dan een reeks van acties die herhaald worden in een specifieke volgorde.

Zelf heb je waarschijnlijk heel veel bewuste en onbewuste rituelen. Bijvoorbeeld ‘s avonds heb je een ritueel. Tanden poetsen, tafel dekken voor de volgende ochtend, alarm activeren, enz.

Dat is een ritueel. Waarschijnlijk heb je ook een bepaald ritueel wanneer je op kantoor komt. Eerst pc aanzetten en dan koffie halen? Of eerst koffie halen en dan pc aanzetten? Waarschijnlijk doe je het iedere keer op dezelfde manier en in dezelfde volgorde. Ook dat is een ritueel.

Rituelen helpen ons om in de juiste sfeer te komen. Ze helpen de overgang te maken van de ene situatie naar de andere. De verplaatsing die we doen - het pendelen - is ook deel van dat ritueel.

Onderzoek heeft aangetoond dat 20 tot 30 minuten overgang tussen een thuis en een werksituatie ideaal is. Daarom dat we het meestal niet erg vinden om ergens te werken, waarvoor een verplaatsing van een half uur nodig is. Het helpt ons de overgang te maken.

Bij thuiswerk is er geen overgang. Dat maakt het moeilijker om werk te starten en/of werk te stoppen.

Wat zou een goed ritueel kunnen zijn? Ik geef enkele voorbeelden, maar je maakt er natuurlijk je eigen ding van.

Bij het starten van het werk je afzonderen op een bepaalde vaste plaats. Sluit alle vensters op je computer. Start op een vast uur. Zeg “goeiemorgen” op de bedrijfschat. Bekijk je kalender en taken voor de dag. Zet een bepaalde playlist met muziek op. Haal die kop koffie als je ze nog niet hebt.

Bij het stoppen van je werk is een korte wandeling maken heel krachtig. 20 minuutjes, eventueel met een podcast of wat muziek een beetje in de buurt wandelen. Het markeert een duidelijk einde van je werkdag.

Het is zeker geen verloren tijd. 20 minuten bewegen per dag is eveneens de minimum effectieve dosis voor een gezond lichaam. Meer hierover in een toekomstige episode.

Tip 4: Afspraken met je huisgenoten

Als je niet alleen woont, dan moet je goede afspraken maken met je huisgenoten. Hier is de situatie voor iedereen natuurlijk uniek. Heb je kinderen? Hoe oud zijn ze? Heb je een partner en werkt die ook van thuis?

We beginnen met kinderen. Mijn kindjes zitten op de lagere school, mijn ervaring gaat dus vooral over kinderen van die leeftijd.

Op dit moment zijn ze nog heel aanhankelijk. Ik kan me voorstellen dat tieners meer op hun kamer zitten en andere uitdagingen met zich meebrengen.

Maar duidelijke afspraken maken is alles. Wanneer ben je beschikbaar en wanneer niet? Bij mij is er bijvoorbeeld de afspraak dat als de bureaudeur dicht is, ik aan het werken ben. Ze mogen binnenkomen om iets te halen, maar mogen me niet storen.

Als er een deurhanger “niet storen” aan de deur hangt, dan heb ik een video call of telefoongesprek; dan mogen ze helemaal niet binnenkomen.

Er hing ook een schema uit met wanneer ik wel en niet kon spelen. Het was hartverscheurend om 20 keer op een dag “Nee” te moeten zeggen op de vraag “Kan je spelen?” en ze dan te zien afdruipen met een pruillipje.

Hetzelfde geldt voor andere huisgenoten zoals je partner. Een goed uitgangspunt is “Zou je dit ook vragen als ik op kantoor zat?”

Dit betekent natuurlijk niet dat er niets kan, maar geen afspraken zorgt voor onduidelijkheid. Wees ook niet bang om de afspraken aan te passen naargelang wat werkt en niet werkt.

Zit je samen in een bureau of aan een keukentafel gebruik dan een headset. Het is belangrijk om een scheiding in te bouwen tussen werk en privé, ook al is ze heel dun en eerder symbolisch. Het werkt.

Tip 5: Tools en software voor thuiswerk

Tools en software kunnen jou op verschillende manieren helpen om productiever van thuis te werken.

Ik onderscheid 2 categorieën: communicatie en productiviteit.

Zoals in een eerdere tip aangehaald is communicatie de basis van vertrouwen. Communiceer meer en regelmatiger dan op kantoor. Door de afstand gaat er een stuk non-verbale communicatie verloren. Die moet je compenseren.

Goede tools om te communiceren zijn:

• Chattools zoals Slack en Teams
• Videobellen zoals Zoom, Google Meet, Teams en Skype. Gebruik deze niet enkel op geplande momenten, zoals meetings. Merk je dat het niet vooruit gaat via chat of e-mail, doe dan kort even een video call. Vergelijk het met even rechtstaan en naar de bureau van je collega wandelen.

Goede tools voor productiviteit:

• Ga zo veel mogelijk cloud-based. Documenten op Google Drive, One Drive of Dropbox zorgen ervoor dat je altijd aan je bestanden kan. E-mail via de browser is ook heel gebruiksvriendelijk geworden en overal veilig en snel toegankelijk.
• Maak, indien nodig, ook gebruik van tools die afleidingen blokkeren. Je kan nieuwssites blokkeren, social media die je niet nodig hebt voor het werk of andere sites en tools die je tijdens de werkuren enkel maar afleiden. Een van mijn favoriete heet Cold Turkey, het is een browser extensie. Als je social media nodig hebt voor je job, maar er toch door afgeleid bent; dan heb je tools als News Feed Eradicator voor Facebook. Het blokkeert enkel de nieuwsfeed. Je kan de andere functies nog gebruiken.
• Maak gebruik van een timetracker. Ook al moet je je tijd niet meten voor je job, doe het voor jezelf. Het helpt op verschillende vlakken:
  • Je bent sneller bewust wanneer je afgeleid bent.
  • Tijd lijkt soms sneller te voorbij te gaan wanneer je van thuis werkt. Zo heb je op het einde van de dag een beter overzicht op wat je gedaan hebt.
  • Het is bovendien super interessant om na een week of een maand eens de rapporten te bekijken. Je kan je eigen productiviteit bijsturen op basis van hetgeen waar je aan gewerkt hebt. Soms besef je niet hoeveel tijd er in bepaalde taken gaat.
  • Ik heb heel veel timetracking tools getest, mijn favoriet is Toggl. Het is heel gebruiksvriendelijk en heeft mooie rapporten. Het werkt bovendien goed samen met andere tools.

Tip 6: Leiding geven vanop afstand

Als zaakvoerder van EntityOne moet ik niet enkel mijn eigen productiviteit op peil houden, ik moet ook leiding geven aan mijn medewerkers.

Ook hier is regelmatig communiceren van levensbelang. Zowel naar de groep als naar mensen individueel.

Belangrijkste contactmomenten die we hebben zijn:

• Vooruitgangmeetings rond projecten
• Check in video calls, gewoon om eens een praatje te maken
• Interne nieuwsbrief rond belangrijke beslissingen
• Algemene slack chatkanalen om nieuws mee te delen.
• En natuurlijk ook gewoon e-mail.

Niet alle communicatie moet tweerichtingsverkeer zijn. Mensen gewoon op de hoogte houden van waar het bedrijf mee bezig is, doet al heel veel. Vergeet het ook niet over koetjes en kalfjes te hebben. Video calls hebben de neiging zakelijker te zijn en worden vaak sneller afgerond. Stel je voor dat aan het einde van de meeting iedereen een sprintje richting de deur inzet? Zo is het wat met video calls. Meeting gedaan? ‘Daaag’ en klik op de knop. Wees je hiervan bewust en probeer aan het begin of het einde iets van informele communicatie te voorzien.

Blijf mensen uitnodigen, tot vervelens toe, om met jou te komen praten als er problemen zijn. Veel mensen hebben de neiging hier te lang mee te wachten. Eenmaal zeggen dat ze bij jou terecht kunnen en er dan vanuit gaan dat ze het wel weten werkt niet. Herhaal het minstens wekelijks dat je bereikbaar bent om te helpen en vragen te beantwoorden.

Als je het antwoord niet weet, wees daar dan ook gewoon eerlijk over. Maar blijf communiceren.

Herhaling van de 6 tips

1. Start met de juiste mindset: thuiswerk is werk, geen vakantie
2. Win het vertrouwen: van je collega’s en leidinggevenden. Overtref de verwachtingen, zeker in het begin en maak je werk zichtbaar.
3. Investeer in rituelen: een strikt ochtend en avondritueel helpt je in het overgaan tussen privé en werksituatie.
4. Maak afspraken met al je huisgenoten: en wees niet bang deze bij te sturen
5. Gebruik de juiste tools: er is veel software beschikbaar, concentreer je hierbij op software voor communicatie en voor productiviteit
6. Ben je leidinggevende: ook hier is communicatie het allerbelangrijkste, zoek de mensen actief op. Het moet hierbij niet altijd formele communicatie te zijn. Blijf ook herhalen dat ze bij jou terecht kunnen met alle vragen.